Мета: Знати основні вимоги до складання й оформлення документів (відповідно до напряму підготовки);
Вміти правильно складати та оформляти їх
Обладнання: Вправи для закріплення розглянутого матеріалу
Хід роботи:
1. Доручення
2. Розписка
3. Акт
4. Таблиця, список
Доручення – це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад, одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання договорів тощо.
Доручення бувають офіційні, особисті.
РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ, ВИГОТОВЛЕНОГО НА ЗАГАЛЬНОМУ БЛАНКУ:
Назва виду документа (доручення)
Дата (зазначають словесно-цифровим способом)
Індекс (проставляють у день підписання)
Місце складання чи видання
Текст ( зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані), де й що доручає; у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення; закінчують текст зазначенням терміну дії доручення)
Підпис (керівника підприємства та головного бухгалтера)
Відбиток печатки
Виправлення і стирання в дорученнях категорично забороняються.
Розписка – це документ, у якому підтверджуються дії, що вже відбулися (одержання грошей).
Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки або машинописним способом. У ній мають бути такі відомості:
назва виду документа (розписка);
посада автора (в разі потреби);
прізвище, ім’я по батькові особи, яка дає розписку;
сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей;
дата оформлення документа;
Підпис автора.
Розписку складають в одному примірнику й зберігають нарівні з грошовими й цінними документами.
Акт - це службовий документ, який засвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта однією, але спеціально вповноваженою особою (ревізором).
Акти складаються при прийманні-здаванні справ, випробовуванні нових виробів та зразків, за результатами ревізій, експертиз. У разі потреби акти засвідчують у вищих організаціях чи в керівника установи.
В актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.
Текст акта поділяється на дві частини. У вступній зазначають голову комісії, членів комісії, їхні посади, прізвища та ініціали в алфавітному порядку.
У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть і характер здійсненої роботи, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропозиції стосовно встановлених фактів.
РЕКВІЗИТИ АКТА:
Назва виду документа
Дата
Індекс
Місце складання чи видання
Гриф затвердження (у разі потреби)
Заголовок до тексту
Підстава
Текст
Позначка про наявність додатка (у разі потреби)
Підпис
Таблиця – це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей. Розташованих у певному порядку й за графами.
Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслова, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, у тому числі.
Таблиця складається з таких реквізитів:
1) номера;
2) тематичного заголовка;
3) заголовної частини, що розміщується вгорі;
4) основної частини, що містить графи та рядки;
5) примітки виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.
Таблиця має бути компактною і наочною.
Список – це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації. Найпоширенішим є алфавітний список.
Реквізити:
1. Штамп установи.
2. Номер.
3. Назва виду документа.
4. Заголовок.
5. Текст.
6. Підпис.
7. Дата.
8. Печатка.
Запитання і завдання для самоконтролю
Що таке список і перелік? Яка між ними різниця?
Які реквізити містить список?
Напишіть список студентів, які отримують Шевченківську, підвищену та звичайну'стипендію.