Подготовка и информирование персонала ориентированы на обеспечение успешного выполнения сотрудниками организации их функций в рамках системы экологического менеджмента, и в конечном счете, эффективного внедрения и последовательного улучшения системы экологического менеджмента, улучшения экологической результативности организации. Поэтому подготовка персонала в рамках системы экологического менеджмента включает различные компоненты, среди которых:
1. информирование и специальная подготовка для высшего руководства организации в объеме, необходимом для обеспечения поддержки внедрения, оценки и пересмотра систем менеджмента
2. специальная подготовка для руководителей различных уровней, соответствующая их позиции в системе экологического менеджмента и роли в ее внедрении и последовательном улучшении
3. обеспечение знаний и понимания каждым сотрудником миссии, целей, основных направлений развития организации, четкого осознания его места в системе менеджмента организации, вклада в деятельность системы экологического менеджмента, минимизации негативного воздействия на окружающую среду и оптимизации потребления ресурсов, обеспечения безопасности деятельности
4. систематическая подготовка и переподготовка персонала с учетом изменения деятельности компании, изменения ресурсов, рынков и состояния окружающей среды, особенностей взаимодействия с внешней средой, изменений организационной структуры
5. специальная подготовка для подрядчиков и лиц, работающих по поручению организации, а также представителей клиентов и других лиц, работающих на ее территории.
Для обеспечения понимания важности сотрудниками приоритетов руководства в природоохранной деятельности в одной из компаний, имеющей несколько удаленных производственных площадок, был подготовлен 30 минутный видеоролик, в котором представители высшего руководства рассказывали о значимости экологической деятельности, приоритетах и планах ее развития. Ролик увидели 80 % сотрудников.
Для обеспечения компетентности персонала необходимо определить требуемые знания и навыки, а также оценить потребности в обучении и информировании различных его категорий с точки зрения необходимых сведений, методов подготовки, критериев компетентности. Общую последовательность действий можно представить следующим образом:
1. Оценка потребностей и требований по обучению.
2. Определение целей обучения.
3. Выбор подходящих программ и методов.
4. Подготовка плана обучения.
5. Выполнение программы обучения.
6. Оценка эффективности обучения.
7. Усовершенствование программы обучения.
Естественно, что при оценке потребностей в обучении, возможных программ и методов необходимо учитывать уже имеющиеся знания и опыт персонала, осуществляющиеся на предприятии программы обучения, а также имеющиеся возможности по развитию таких программ. Ресурсами для обучения являются:
1. инженерно-технический персонал предприятия
2. привлеченные консультанты
3. системы повышения квалификации (отраслевая, региональная)
4. специалисты из смежных организаций
5. технические, торговые и деловые ассоциации, профессиональные объединения
6. существующие программы дистанционного, видео и компьютерного обучения.
Естественно, что наиболее удобным для обучения большинства категорий (в первую очередь, рабочих, руководителей низшего звена) является использование собственных специалистов. Поэтому может быть целесообразным развитие навыков преподавания у сотрудников, обученных внедрению системы экологического менеджмента, для применения «каскадного» метода обучения. Для подготовки сотрудников организации могут использоваться различные методы:
1. индивидуальный инструктаж, обучение на рабочем месте
2. групповые занятия, дискуссии
3. практические занятия
4. стажировка специалистов
5. дистанционное обучение, обучающие компьютерные программы и видео курсы.
При обучении необходимо обеспечить возможность объединения новых знаний с имеющимися; следует дать возможность слушателям принять участие в разработке программ обучения, учитывать их потребности в конкретных знаниях. Обучение среднего управленческого звена и специалистов лучше организовать в активной форме (семинары и практические занятия предпочтительнее лекций); для персонала наиболее целесообразным может быть инструктаж и обучение на рабочем месте.
Важно за счет обучения, проверки знаний, контроля соблюдения требований обеспечить компетентность персонала всех уровней, которая бы гарантировала соблюдение установленных процедур, в том числе в отношении действий при авариях и нештатных ситуациях. Такую подготовку, естественно, нельзя назвать «экологической» в строгом смысле, однако она необходима для соблюдения предъявляемых требований, стабильности процессов, контроля воздействия на окружающую среду, обеспечения безопасности производства. Следует помнить, что к осознанному соблюдению процедур и инструкций должны быть готовы не только рабочие, но и руководители низшего и среднего звена, специалисты.
Для обеспечения эффективности обучения и компетентности персонала важно, чтобы результаты обучения оценивались объективно, независимо и на основе практической деятельности. Естественно, это не снимает необходимости в проверке усвоения знаний непосредственно по итогам обучения. Следует учитывать, что неполное соблюдение процедур и инструкций может определяться не только факторами, связанными с обучением, но и самими требованиями. По результатам оценки может проводиться дополнительная подготовка, могут пересматриваться программы, материалы или подходы к обучению; могут совершенствоваться и предъявляемые требования. Важно обеспечить открытость во взаимодействии персонала и проверяющих, для чего необходимо отказаться от наказаний за незлостные нарушения. Имеет смысл также различать практический контроль знаний (при котором возможны рекомендации по изменению деятельности, мини-тренинги и т.п. по мере выявления трудностей соблюдения требований) и внутренний аудит СЭМ, в ходе которого следует ограничиваться нейтральным по характеру интервью для анализа понимания персоналом предъявляемых требований.
Проведение дополнительного обучения (возможно, с пересмотром программы) необходимо:
1. при поступлении на службу новых сотрудников;
2. при переводе на другую работу;
3. при несоблюдении инструкций, процедур и/или по факту возникновения нештатных ситуаций;
4. при введении новых или изменении существующих процессов, материалов, оборудования, выявлении новых значимых аспектов;
5. при изменении целей и задач компании;
6. при введении новых внутренних или внешних требований (например, при разработке СЭМ).
Мотивация персонала
В отношении мотивации сотрудников не существует никаких требований, этому вопросу почти не уделяют внимания специальные публикации по внедрению системы экологического менеджмента. Мотивация сотрудников к работе в значительной степени определяет ее результативность; она становится критичной при проведении изменений и, в частности, при внедрении системы экологического менеджмента. Существуют две основные причины широкого использования мотивации для вовлечения всего персонала в деятельность системы экологического менеджмента, во-первых, действия любого сотрудника влияют или могут влиять на качество продукции и услуг, воздействие на окружающую среду, рациональное использование ресурсов, условия труда, производственную безопасность; во-вторых, у любого сотрудника организации могут быть хорошие идеи по совершенствованию системы экологического менеджмента, снижению воздействия на окружающую среду, обеспечению лучших условий труда и безопасности производственных процессов.
Большинство российских предприятий и руководителей имеют огромный опыт успешной мотивации советских времен; часть молодых руководителей изучает и с успехом применяет подходы мотивации, разработанные на Западе. В то же время, многие организации в постсоветское время практически полностью отказались от нефинансовой мотивации, да и финансовое стимулирование осталось скорее в репрессивных формах («депремирование» или «минималка»). Однако результаты социологических исследований говорят о том, что наиболее эффективна позитивная мотивация: поощрения улучшают работу сотрудников в 89 % случаев, наказания — только в 11 %. Угрозы же вообще в абсолютном большинстве случаев игнорируются, и приводят скорее к демотивации, поскольку унизительны для обеих сторон. Более того, финансовое стимулирование само по себе в долгосрочной перспективе не бывает успешным. Даже постоянный рост зарплаты не способен удержать сотрудников, никак иначе не заинтересованных в деятельности организации.
Эффективную мотивацию к деятельности обеспечивают несколько составляющих:
1. лидерство
2. понимание важности деятельности
3. понимание того, какие действия необходимы
4. знание целей и достигнутых результатов
5. признание успеха и поддержка инициатив.
При внедрении системы экологического менеджмента руководство организации должно выступать в качестве лидеров и продемонстрировать важность внедрения системы экологического менеджмента для организации, показывая готовность к изменениям, участие в создании системы экологического менеджмента, позитивное отношение к работающим, а также способствовать к формированию лидеров и обеспечить их признание — как в группе экологического менеджмента, так и при внедрении системы экологического менеджмента в рабочих группах, в цехах и отделах. Для этого необходимы определенная свобода и доверие к сотрудникам, которые бы позволяли делегировать полномочия на средний уровень и гибко пересматривать приоритеты и области ответственности.
Понимание важности природоохранной деятельности и внедрения системы экологического менеджмента обеспечивается с помощью информирования и обучения, однако при этом важно говорить о реальных проблемах и конкретных преимуществах, а не сводить обучение персонала к докладам о глобальных экологических проблемах, вызывающих лишь скуку. Понимание того, что можно и нужно делать каждому сотруднику, является необходимой составляющей успешной работы. Естественно, такое понимание обеспечивается только практическим обучением — на рабочем месте или в непосредственной связи с осуществляемой деятельностью.
Для успешной мотивации сотрудникам необходимо понимать стоящие перед
ними задачи и знать о степени их достижения. Именно поэтому так важно, разрабатывая задачи и мероприятия, конкретизировать общие экологические цели организации до уровня подразделений, и также постоянно информировать все подразделения об успехах в достижении стоящих перед ними задач (т.е. их экологической результативности) и о вкладе в достижение целей организации.
В отношении признания успеха и поддержки инициатив имеет смысл ориентироваться на опыт советских времен, незаслуженно забытый многими предприятиями. Доски почета, соревнования между цехами, системы подготовки и использования рационализаторских предложений позволяют поддержать энтузиастов, продемонстрировать признание руководства, полностью использовать потенциал персонала. Важно только, чтобы персоналу были известны и понятны критерии выбора победителей, результаты реализации рационализаторских предложений (а также приоритеты по их созданию, требования, причины отклонения); чтобы мотивационная деятельность реализовывалась регулярно и систематично (не забывая, например, о непроизводственных подразделениях).
По тем же причинам группе экологического менеджмента необходимо постоянно информировать высшее руководство о ходе и успехах внедрения системы экологического менеджмента, обеспечивая тем самым как мотивацию руководства, так и поддержку внедрения системы экологического менеджмента.
Наконец, методы мотивации помогают объединить сотрудников, привязать их к компании, — и для этого могут быть использованы различные подходы, от бесплатного санаторно-курортного обслуживания до спортивных соревнований внутри компании, от дополнительных выплат по уходу за ребенком до создания тематических кружков. Это, в конечном счете, позволяет создать сплоченный и надежный коллектив, который может решать сложнейшие задачи в жестких современных условиях, окупая тем самым все затраты на него.
Эффективное использование подходов мотивации в организации возможно
только в том случае, если оно осуществляется систематически и на основе известных правил и принципов. Для этого в организации следует разработать и утвердить положение о стимулировании и мотивации.